Miesiąc: kwiecień 2023

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie w dniu 7 kwietnia 2023 r. zastępuje dotychczasowe przepisy dotyczące telepracy. Na mocy wprowadzonych przepisów od art. 67¹⁸ do art. 67³⁴ Kodeksu pracy, praca wykonywana zdalnie uzyskała miano stałej formy świadczenia pracy. Przepisy te stosuje się również do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę.

Praca zdalna

Zgodnie z definicją, praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Oznacza to, że już przy samym zawieraniu umowy o pracę strony mogą postanowić, że praca będzie świadczona w sposób zdalny. Wprowadzenie pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia również jest możliwe: z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika. Warunkiem jest złożenie przez pracownika oświadczenia o posiadaniu odpowiednich warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej. Istnieje również możliwość polecenia przez pracodawcę pracownikowi wykonywania pracy w sposób zdalny. Pracodawca może polecić wykonywanie pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu. Drugą sytuacją polecenia wykonywania pracy zdalnej jest wystąpienie działania siły wyższej, uniemożliwiającej zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy. W obu powyższych przypadkach konieczne jest złożenie przez pracownika oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej.

Warunki pracy zdalnej

Warunki i zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową (w przypadku, gdy jest ich kilka – pracodawca uzgadnia treść porozumienia z wszystkimi, a w sytuacji braku porozumienia – z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy). Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi u pracodawcy albo z organizacjami reprezentatywnymi, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia. Natomiast w  sytuacji, gdy u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Zgodnie z przepisem w art. 67²⁰ § 5 Kodeksu pracy możliwe jest również zawarcie indywidualnego porozumienia z pracownikiem określającego zasady wykonywania pracy zdalnej lub warunki pracy zdalnej mogą zostać wskazane w poleceniu wykonywania pracy zdalnej – dotyczy to jednak tylko przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie z organizacjami związkowymi lub nie został wydany odpowiedni regulamin.

Obowiązek uwzględnienia wniosku o pracę zdalną

Przepis art. 67¹⁹ § 6 Kodeksu pracy określa szczególną grupę pracowników, których wniosek o wykonywanie pracy zdalnej co do zasady pracodawca  ma obowiązek uwzględnić – mowa tu o:

• pracowniku – rodzicu dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa
  w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz. U. z 2020 r. poz. 1329),
• pracowniku – rodzicu:

• • dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym
    w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz
  • dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach
    ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe (Dz. U. z 2021 r. poz. 1082 oraz z 2022 r. poz. 655 i 1079),
• pracownicy w ciąży,
• pracowniku wychowującym dziecko do 4. roku życia,
• pracowniku sprawującym opiekę nad innym członkiem rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracodawca w odniesieniu do wskazanych wyżej pracowników może odmówić uwzględnienia wniosku o pracę zdalną, jeżeli  praca zdalna nie jest możliwa ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy przez pracownika, przy czym o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Kto nie ma szansy na pracę zdalną?

W przepisach wskazano również, kto nie może świadczyć pracy w sposób zdalny. Są to osoby, które wykonują określone rodzaje prac, takie jak: prace szczególnie niebezpieczne, prace, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych, prace z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa
w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy, prace związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy a także  prace powodujące intensywne brudzenie.

Koszty pracy zdalnej obciążające pracodawcę

1. Zwrot kosztów

Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek pokrycia kosztów, które są niezbędne do świadczenia pracy zdalnej oraz bezpośrednio z nią związane. Chodzi o koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Dodatkowo pracodawca ma obowiązek  zwrotu kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych oraz innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli uzgodniono takie koszty w warunkach wykonywania pracy zdalnej, poniesionych przez pracownika, w sytuacji gdy nie zostały w całości zapewnione przez pracodawcę.

2. Ekwiwalent

Na mocy art. 67²⁴ § 2 i 3 Kodeksu pracy wprowadzono możliwość wykonywania pracy zdalnej przy użyciu materiałów i narzędzi, w tym urządzenia technicznego, niezapewnionych przez pracodawcę. W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje ekwiwalent w wysokości ustalonej z pracodawcą. W Kodeksie pracy nie wskazano, na jakich zasadach pracodawca ma określić wysokość takiego ekwiwalentu, co należy uznać za pozostawienie tej sfery do własnej decyzji pracodawcy. Pracodawca powinien jednak zachować wyliczenia wysokości takiego ekwiwalentu oraz źródła, na których się opierał przy ustalaniu jego wysokości w razie kontroli ZUS lub Urzędu Skarbowego, ponieważ wydatki te nie są traktowane jako przychód w rozumieniu Ustawy z dnia
26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 2647, 2687 i 2745 oraz z 2023 r. poz. 28 i 185).

3. Ryczałt

Ustawodawca dopuścił możliwość zastąpienia wypłaty ekwiwalentu oraz zwrotu kosztów – wypłatą ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Ten sposób wydaje się najprostszą i najbardziej korzystną  formą rozliczenia zarówno dla pracodawcy jak i pracownika. Przy ustaleniu wysokości ryczałtu powinno wziąć się pod uwagę normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Miejsce wykonywania pracy

Miejscem wykonywania pracy zdalnej musi być miejsce wskazane przez pracownika i każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Oznacza to, że niekoniecznie musi zawsze chodzić o miejsce zamieszkania pracownika, jednak zawsze pracodawca musi wyrazić zgodę na nowe miejsce.

Powrót do biura

Pracodawca, który zatrudnił pracownika, gdzie w treści umowy o pracę jako warunek pracy wskazano „praca zdalna”, nie może dowolnie zmienić takiego warunku pracy –
– dla dokonania takiej zmiany niezbędne byłoby uprzednie wypowiedzenie pracownikowi dotychczasowych warunków pracy i płacy.  Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik przeszedł na pracę zdalną w trakcie zatrudnienia. W tym przypadku każda ze stron może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Kontrola a praca zdalna

Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu lub regulaminie. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.

Wątpliwości interpretacyjne dotyczące stosowania przepisów związanych z czasową utratą uprawnień do kierowania pojazdami nie mogą być wykładane na niekorzyść obywateli w sytuacji bierności ustawodawcy.

Kierujący pojazdami, którym funkcjonariusze Policji zatrzymali prawo jazdy za kierowanie pojazdem z prędkością przekraczającą dopuszczalną prędkość o więcej niż 50 km/h na obszarze zabudowanym, chcąc odzyskać uprawnienia, muszą złożyć wniosek o zwrot zatrzymanego prawa jazdy do właściwego dla wydania tego dokumentu urzędu i uiścić opłatę ewidencyjną w wysokości 50 groszy. Są to nieoczywiste wymogi, o których wielu kierowców zapomina „wracając za kółko” po upływie 3 miesięcy, a formalistyczne podejście do stosowania tych przepisów może nawet doprowadzić do orzeczenia względem takich kierujących grzywny w wysokości do 30 000 złotych oraz zakazu prowadzenia pojazdów do 3 lat. Kierowcy, którzy zaniechają powyższych czynności, a prowadzą na drodze publicznej, w strefie zamieszkania lub strefie ruchu pojazd mechaniczny, popełniają bowiem wykroczenie z art. 94 § 1 ustawy z dnia 20 maja 1971 r. Kodeks wykroczeń (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz.
2151 z późn. zm.) (dalej: k.w.). Takie osoby są traktowane jako nie mające uprawnień do prowadzenia pojazdów w rozumieniu przywołanego przepisu, z czym wiążą się istotne sankcje.

W przypadku zatrzymania prawa jazdy na skutek opisanego wyżej wykroczenia z art. 92a k.w. jego zwrot – zgodnie z art. 102 ust. 2 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1212 z późn. zm.) (dalej: u.k.p.) –
– następuje dopiero po ustaniu przyczyny zatrzymania (po upływie 3 miesięcy) oraz po uiszczeniu stosownej opłaty ewidencyjnej. Mimo, iż literalna treść
ww. przepisu nie wskazuje na obowiązek złożenia wniosku o zwrot czasowo zatrzymanego prawa jazdy, to praktyka wskazuje, iż sam upływ okresu, na jaki prawo jazdy zostało zatrzymane, nie jest wystarczający do ponownego kierowania pojazdami w ruchu drogowym. Jest to konsekwencją tego, że ujawniane w Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców (dalej: CEPiK) dane dotyczące zatrzymania prawa jazdy (adnotacja „zatrzymane”) nie są automatycznie usuwane po upływie 3-miesięcznego okresu. Wobec czego w momencie kontroli drogowej kierujący pojazdami w przypadku nieuiszczenia opłaty i niezłożenia wniosku dalej figurują w CEPiK jako osoby z zatrzymanym prawem jazdy.

Funkcjonująca procedura zwrotu prawa jazdy rodzi wątpliwości interpretacyjne i powoduje, że kierowcy, nie mają świadomości, że sam upływ czasu na jaki zatrzymano im uprawnienie do kierowania pojazdami nie jest wystarczający by ponownie wsiąść za kierownicę. Takim zaś działaniem narażają się na odpowiedzialność wynikającą z art. 94 k.w.

Czyn ten zagrożony jest nie tylko karą grzywny do 30 000 złotych, ale także obligatoryjnym orzeczeniem zakazu prowadzenia pojazdów w wymiarze od 6 miesięcy do 3 lat. Konsekwencje niewypełnienia tej – jakby się mogło wydawać – nieznaczącej formalności, mogą być zatem dolegliwe. Problem jest powszechny i dotyczy niemałej liczby kierowców.

Brak transparentności przepisów w tym zakresie przemawia za koniecznością ich doprecyzowania, a przede wszystkim istotnej modyfikacji procedury i automatycznego usuwania wpisu po upływie terminu zatrzymana dokumentu, co od dłuższego czasu znajduje wyraz w postulatach de lege ferenda.

Tym bardziej, że obecnie zatrzymanie następuje jedynie w formie elektronicznej bez jednoczesnego zatrzymania dokumentu prawa jazdy, które pozostaje w posiadaniu kierującego.

Z punktu widzenia obywateli problematyczna jest także dychotomiczna procedura postępowania związana z tym, iż to organy Policji wystawiają mandat za przekroczenie prędkości i przekazują informację o zatrzymaniu uprawnień do systemu CEPiK, a samo formalne zatrzymanie prawa jazdy następuje w ciągnącej się miesiącami procedurze administracyjnej. Prowadzi to do tego, iż organy administracyjne nie są w stanie rozpoznać sprawy przed upływem 3-miesięcznego okresu zatrzymania prawa jazdy (liczonego według informacji umieszczonej w CEPiK) i już po jego upływie wydają postanowienia o umorzeniu postępowania ze względu na ich bezprzedmiotowość. Abstrahując od konstytutywności zaproponowanych rozwiązań, które były przedmiotem wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 13 grudnia 2022 r. w sprawie K 4/21, z pewnością obecna procedura nie sprzyja jej przejrzystości i rozumieniu przez obywateli, którzy pomimo upływu 3-miesięcznego terminu, a nawet otrzymania decyzji o umorzeniu postępowania administracyjnego w przedmiocie zatrzymania prawa jazdy, dalej nie mogą prowadzić pojazdów, co może zostać zweryfikowane nawet podczas rutynowej kontroli drogowej i może skutkować wszczęciem postępowania wykroczeniowego z art. 94 k.w.

Pozostawienie powyższej praktyki stosowania prawa prowadzi do absurdów, które nie tylko sprowadzają się do kuriozalnych następstw braku zapłaty „symbolicznej” kwoty 50 groszy, ale także powodują mnożenie się postępowań generujących niepotrzebne koszty ich prowadzenia. Problem poruszony w niniejszym artykule jest dostrzegany zarówno przez posłów (którzy w tym zakresie kierują interpelacje poselskie), organy administracji, Komendę Główną Policji czy organy sądownicze. Mimo świadomości funkcjonariuszy Policji co do absurdalności tej sytuacji zdarza się, że wszczynane i prowadzone są postępowania wobec kierujących o czyn z art. 94 k.w. Niewiele z nich jednak finalnie kończy się skazaniem.

W obecnych uwarunkowaniach prawnych, do czasu wprowadzenia zmian legislacyjnych, uzasadnione wydaje się odwołanie do orzeczenia SN z dnia 19 marca 2019 r. IV KK 59/19, które przesądza, iż kierujący „nie posiada uprawnień” w rozumieniu art. 94 § 1 k.w. w okresie zatrzymania wskazanym w decyzji administracyjnej. Jeżeli natomiast zwrot prawa jazdy następuje już po okresie wyekspirowania zatrzymania prawa jazdy, a pomiędzy tymi datami sprawca kieruje pojazdem po drodze publicznej to w tym „okresie przejściowym” nie można uznać, że nie posiada on uprawnień do kierowania pojazdami zgodnie z art. 94 § 1 k.w. Odwołując się do tego orzeczenia przykładowo SR w Lublinie w wyroku z 13.07.2022 r., III W 623/22 (LEX nr 3457221) uniewinnił oskarżonego, pomimo, iż prowadził on pojazd po upływie 3-miesięcy od zatrzymania prawa jazdy, ale przed złożeniem wniosku o jego zwrot i uiszczeniem opłaty ewidencyjnej.

W naszej ocenie, do chwili wprowadzenia zmian, kontrola kierujących, którzy nie dopełnili obowiązku uiszczenia opłaty ewidencyjnej i złożenia wniosku, a mimo to, po upływie okresu, na który zatrzymano im uprawnienia do kierowania pojazdami „wracają za kółko” powinna skutkować jedynie pouczeniem o obowiązku niezwłocznego uiszczenia takiej opłaty bez konieczności prowadzenia postępowania w sprawie wykroczenia z art. 94 k.w. Jest to uzasadnione tym, iż „zwrot” prawa jazdy –
– który należy rozumieć w kontekście aktualnych przepisów jako odznaczenie odpowiedniej adnotacji w systemie CEPiK, nie wymaga od Starosty wydania decyzji, a stanowi jedynie czynność o charakterze technicznym polegającą na wprowadzeniu adnotacji w systemie elektronicznym.

Jeżeli pomimo tego postępowanie zostanie wszczęte uzasadnione jest złożenie wniosku o jego umorzenie (jeżeli sprawę dalej prowadzi Policja), a jeżeli mimo tego Policja zdecyduje się skierować wniosek do Sądu o ukaranie uzasadnione jest złożenie wniosku o uniewinnienie. Ta pułapka legislacyjna, którą ustawodawca zastawił i do chwili obecnej nie podejmuje żadnych działań mimo świadomości istnienia problemu, nie powinna bowiem rodzić negatywnych konsekwencji dla obywateli.